İDARİ İŞLEYİŞ YÖNETMELİĞİ

A-TUTULMASI ZORUNLU OLAN DEFTERLER:

1- Üye kayıt defteri

2- Karar defteri

3- Demirbaş kayıt defteri

4- İşletme defteri

5- Günlük kasa defteri

6- Gelen- Giden evrak kayıt defteri

DEFTERLERİN TUTULMASIYLA İLGİLİ GENEL BİLGİLER

Bütün defterler kırtasiyeciden alınır.
Günlük kasa defteri dışındaki bütün defterler, bir yazıyla ilgili ilçe seçim kuruluna götürülüp onaylattırılır.
Defterlerin kullanım süresi sayfaların bitmesine bağlıdır. Yılsonlarında yenilemeye gerek yoktur. Sayfalar bitince yenisi alınarak ilçe seçim kuruluna onaylattırılır.
Defterler sağlam ve kilitli bir yerde korunur. Kaybedilmesi veya yanlış kullanılması partiye zarar vereceği gibi, yasal olarak da sorumluluk gerektirir. Bu konuya özen gösterilmelidir.
Defterlerin yanlış işlenmesi durumunda kesinlikle silgiyle silme, kazıntı, daksil v.b.yöntemler kullanılmamalıdır. Bu durumlarda yanlışın üzerine bir çizgi çekip yenisi yazılmalıdır
Temel örgütler, temsilcilikler, Öncü Kadın, Öncü Gençlik’ in Günlük Kasa Defteri dışında diğer defterleri tutmaları gerekmez. Örgütler bu konuda ilgili ilçe örgütüne bağlıdır. Ancak, kendi ihtiyaçları için başka gerekli gördükleri defterleri tutarlar.
Bunun dışında gerek görüldüğünde daha geniş bilgi için bir üst örgüte başvurulur.

1- Üye kayıt defterinin kullanımı:

Siyasi Partiler Yasasına göre Partiye üye olanlar bu deftere kaydedilir.
Üye, asil üyeliğe kabulünden hemen sonra üye defterine kaydedilir.
Üye kayıt formu’ndaki asil üye sayısıyla, defterde kayıtlı üye sayısı aynı olmalıdır.
Nakil gelme, başka yere nakil gitme, istifa, ihraç vb. durumlarda yine üye kayıt defterine gerekli işlem yapılır.
Deftere üyenin kimlik bilgileri doğru, tam ve okunaklı yazılır.

2- Demirbaş kayıt defterinin kullanımı:

Partinin il, ilçe, Genel Merkez binalarında bulunan bütün eşyalar partinin demirbaşıdır.
Her parti örgütünün kendisine ait demirbaş defteri olur ve demirbaşlar bu deftere kaydedilir.
Demirbaşlar satın alma, bağış ve emanet biçiminde olabilir. Satın almada fatura alınır. Bağışta, ilgili kişiye bedeli karşılığı parti bağış makbuzu kesilir. Emanette karşılıklı tutanak tutulur.
Alınan demirbaşlar zamanında deftere kaydedilir.
Kullanılmaz duruma gelen demirbaşlar bir tutanak veya yönetim kurulu kararıyla defterden düşürülür.

3- Gelen- Giden evrak kayıt defterinin kullanımı:

Gelen – Giden evrak kayıt defteri tektir. Bir tarafa gelen, bir tarafa giden evrak işlenir.
Evraklar defterin ilgili yerine tarih sırasına göre kaydedilir. Bu kayıtta evrakın tarihi, konusu, sayısı ve geldiği gittiği yer yazılır.
Evraklar kaydedildikten sonra dosyaya takılır.

4- Karar defterinin kullanımı:

Yönetim kurulları toplantılarda aldığı kararları karar defterine işlerler.
İşlenen kararlar toplantıya katılanlar tarafından imzalanır. Kararlar oy çokluğuyla alınır.
Karar yazılırken tarih, karar numarası ve toplantıya katılanların adları yazılır ve imzalanır.

5- İşletme defterinin kullanımı:

Partinin yıllık gelir-giderlerinin işlendiği defterdir.
Partiye ait gelir-giderler belgeli olarak tarih sırasına göre işlenir.
Her yılın sonunda hesapların toplamı çıkartılarak çizelgeye geçirilir, çizelgenin bir örneği üst örgüte verilir, bir örneği örgüt dosyasında saklanır.
Gelir-Gider belgeleri ve defter titizlikle korunur.

B- TUTULMASI ZORUNLU OLAN DOSYALAR:

YAZIŞMALARDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR

Yazışmalarda öncelikle tarih, sayı, konu yazılır.
Daha sonra yazı hangi kuruma yazılıyorsa ilgili kurum veya kuruluşun adı yazılır.
Yazışmada, konu çerçevesinde yapılmak istenen faaliyetin veya ilgili makamdan yapılan talebin tarih, saat ve yer’i belirtilir.
Yapılan yazışma daha önce aynı konuda yapılan başka yazışmalarla ilgiliyse, başlığın altına “ ilgi” bölümüne o yazışmaların tarih ve numaraları belirtilir.
Yazışmalarda başlıklı (antetli) kâğıt kullanılır. Adres, telefon yazılır.
Yazılar özlü, anlaşılır olmalıdır.
Yazıya eklenecek evrak varsa, dilekçe altına bu ekler sırayla yazılır.
Yazışmanın sağ alt tarafı başkan ya da başkandan sonra en yetkili kişi tarafından imzalanır.
Yazışmalar evrak kayıt defterine işlendikten sonra bir örneği dosyaya takılır.

ÜYE KAYIT FİŞİ’ NİN KULLANILMASI

Üye kayıt fişi iki nüshadan ibarettir. Üyeliğe kabul kararından sonra formun aslı ilçede saklanır, diğer örneği il örgütüne verilir.
Bilgiler Nüfus cüzdanına göre doğru ve eksiksiz doldurulur.
Üye kayıt fişi ayrı ayrı naylon poşete konulur ve dosyaya takılır.
Yeni üyeler, nakil, istifa vb durumlar Yargıtay Cumhuriyet Başsavcılığı kayıtlarında güncellenmek üzere düzenli olarak dijital ortamda Genel Sekreterliğe bildirilir.

ÜYELİK NAKLİ

Üyenin başka yere gitmesi durumunda, gittiği yere nakli yapılır.
Nakiller üst yazı ile bir üst örgüte bildirilir, üyelik formu üst yazıyla birlikte gönderilir.
Nakli yapılan üye hakkında mutlaka açıklayıcı bilgi yazılır. Görevi, özel yetenekleri, ödenti ve yayın durumu ile varsa öneriler yer alır.

PROFESYONEL KADRO

Profesyonel kadro yapılırken mutlaka İl Örgütü’ ne danışılır.
Kadro ödemelerinin arttırılması, İlçe Yönetim Kurulunun kararı ve İl Yönetim Kurulunun onayıyla olur.